Comment créer une fiche contact sur Hubspot CRM ?

Vous voulez utiliser plus efficacement Hubspot ? Vous êtes au bon endroit ! Dans cet article nous allons voir les 6 manières de créer une fiche contact sur Hubspot CRM !

J’ai été commercial pendant des années. Je sais que créer des contacts dans un CRM n’est pas la partie la plus fun du métier !

Souvent cette tâche passe à la trappe au profit d’autres actions que l’on juge davantage prioritaire.

Laissez-moi vous dire que c’est une grosse erreur !

Car oui, si vos contacts ne sont pas ajoutés et à jour dans le CRM, il est impossible de réaliser un bon suivi commercial.

Vous n’avez pas de visibilité sur les actions marketing et commerciales déjà menées. Vous allez perdre de la donnée essentielle sur vos prospects, ce qui va fortement réduire l’efficacité de votre process de vente.

Dans cet article, je vais vous montrer comment créer des contacts dans Hubspot CRM grâce à 6 manières différentes (1 à la main, 5 automatisées) !

• La bonne vieille méthode
• En connectant votre boite mail
• Avec les formulaires intelligents
• Avec les chatflows
• En important un fichier
• En scannant une carte de visite

Cet article est la retranscription du tuto vidéo disponible sur notre chaine YouTube :

#1 – Créer des contacts avec la bonne vieille méthode

On commence avec la méthode la plus évidente, celle qui consiste à utiliser la fonctionnalité d’ajout de nouveau contact.

Rendez-vous dans l’onglet « Contact » de Hubspot.

Vous y trouvez l’ensemble des contacts auxquels vous avez accès à votre niveau de visibilité.

Cliquez ensuite sur le bouton orange « Créer un contact » en haut à droite de la page.

Vous accèdez ensuite à un panneau latéral sur lequel vous êtes invité à remplir les informations par défaut sur le contact :

• Email
• Prénom
• Nom
• Propriétaire du contact (à qui dans votre équipe il est attribué)
• Intitulé du poste
• Numéro de téléphone
• Phase du cycle de vie
• Statut du lead

Le bouton « Créer un contact » en bas de formulaire reste grisé tant que vous n’avez pas rempli les informations de base à propos de votre contact.

Pour faciliter la création de contact sous Hubspot, vous avez la possibilité de personnaliser les propriétés que vous souhaitez proposer sur ce panneau, et lesquelles rendre obligatoires.

Vous pourrez ainsi vous assurer que vos équipes créent des contacts en remplissant correctement les données les plus importantes pour votre activité.

Une fois validé, vous arrivez sur la fiche du contact que vous venez de créer.

C’est ici que s’incrémenteront automatiquement toutes les nouvelles données liées à ce contact. Vous pouvez également y ajouter vos propres notes, compte-rendus ou modifications des champs.

Voici pour la manière la plus classique d’ajouter un contact dans le CRM Hubspot.

#2 – Créer des contacts en synchronisant votre boite mail

Hubspot vous permet de lier le CRM et votre boite email.

Cette fonctionnalité est disponible avec Gmail ainsi que la plupart des autres outils de messagerie.

Lorsque vous créez un nouvel email, vous obtenez de nouvelles options sur l’interface de votre outil de messagerie.

En tapant l’adresse email de votre destinataire et en cliquant sur l’icône Hubspot, vous pourrez créer un nouveau contact directement s’il n’existe pas déjà dans le CRM.

Si vous cochez la case « Consigner » dans votre email, vous pourrez retrouver cet échange dans la fiche de votre contact.

L’email est envoyé avec votre adresse mail habituelle.

Après l’envoi de l’email à partir duquel vous avez choisi de créer un nouveau contact, une fiche va automatiquement se créer dans le CRM.

Vous la retrouverez dans vos contacts sur le CRM Hubspot.

Cette manière de créer un nouveau contact est particulièrement utile pour les commerciaux. Elle permet de profiter de l’email de remerciement envoyé suite au rdv pour créer dans le même temps le contact.

#3 – Créer un contact grâce aux formulaires Hubspot

Cette troisième façon de créer un contact dans Hubspot CRM est à la frontière du marketing et du commercial.

En effet, cette fois nous allons voir comment utiliser les formulaires pour créer des nouveaux contacts.

L’idée est dans un premier temps de discuter entre commerciaux et marketeurs pour identifier les informations à récupérer sur les formulaires présents sur les landing pages de votre site.

💡 Pour aller plus loin : Quels champs demander dans vos formulaires ?

Vous devez vous rendre dans l’onglet « Marketing » de Hubspot, puis dans le menu « Capture de lead » et enfin « Formulaires« .

Sélectionnez ensuite un formulaire existant ou créez-en un nouveau.

Vous pourrez ensuite modifier les champs de votre formulaire à partir de différentes propriétés disponibles dans Hubspot.

Lors de la complétion du formulaires, les informations remplies par le contact seront automatiquement liées à sa fiche dans le CRM.

Si le contact existe déjà, les informations seront simplement mises à jour.

Dans le cas d’un nouveau contact, le remplissage du formulaire va permettre à l’outil de créer automatiquement une nouvelle fiche contact dans le CRM Hubspot.

Cette manière de faire est très pratique pour compléter automatiquement votre base de contact grâce à vos actions marketing visant à diriger des visiteurs vers une landing page.

💡 Pour en savoir plus : Qu’est-ce que la méthodologie inbound marketing ?

#4 – Créer un contact grâce aux chatflows

Dans la même logique que la création de contacts via les formulaires, on va ici parler des chatflows de Hubspot.

Les chatflows ce sont les outils de chat que vous pouvez mettre en place sur certaines pages de votre site web. On parle aussi de chatbot lorsque la conversation est automatisée grâce à l’intelligence artificielle.

Rendez-vous cette fois dans l’onglet « Conversations » puis « Chatflows« .

Sélectionnez ensuite un chatflow existant ou créez-en un nouveau.

Une fois sur les paramètres du chatflow, vous pourrez choisir les informations que vous souhaitez demander au contact en fonction du sujet de la conversation.

Vous pouvez mettre un certain nombre de règles en place pour définir votre process de contact via le chatflow.

Par exemple, si personne n’est en mesure de répondre en direct à une question posée sur le chat, l’outil va automatiquement commencer à demander des informations (adresse email, nom…) pour que vous puissiez être en mesure de le recontacter plus tard.

Bien sûr, les informations saisies par le contact vont être automatiquement ajoutée à une fiche existante ou donner lieu à une création de contact dans le cas où il n’existe pas encore.

#5 – Créer un contact grâce à l’import d’un fichier

Une autre manière de créer une fiche contact sur Hubspot CRM est de passer par l’import d’un fichier.

Pour importer un fichier, passez à nouveau par l’onglet « Contact« , mais cette fois-ci, cliquez sur le bouton « Importer » en haut à droite de la page.

Il faut noter que ce bouton « Importer » n’est pas forcément accessible à l’ensemble des collaborateurs qui utilisent Hubspot. En effet, vous pouvez choisir de resteindre cette fonctionnalité à quelques utilisateurs.

Cliquez ensuite sur « Démarrer un import« .

Vous arrivez sur cette page qui vous offre plusieurs choix en fonction du type d’import souhaité.

Cette fonctionnalité vous permet d’importer en masse des contacts à partir d’un fichier externe.

Cette partie sera traitée plus en profondeur dans une vidéo dédiée à ce sujet. N’hésitez pas à vous abonner à notre chaine YouTube pour la retrouver !

#6 – Créer un contact en scannant une carte de visite

Pour cette dernière manière de créer une fiche contact dans le CRM Hubspot, il vous faut utiliser l’application mobile Hubspot pour Android ou iOS.

L’une de ses fonctionnalités est la possibilité de scanner une carte de visite à l’aide de votre appareil photo. Vous allez ainsi récupérer automatiquement les informations de la carte pour créer une nouvelle fiche contact.

Je vous recommande de télécharger cette application et d’utiliser cette méthode si vous participez régulièrement à des salons ou des évènements au cours desquels vous rencontrez des prospects potentiels.

D’expérience, je sais qu’on retourne au bureau avec énormément de cartes de visite mais qu’elles restent bien souvent dans un tiroir par flemme de les entrer une à une dans le CRM.

Avec l’appli, vous pourrez dégainer votre smartphone à chaque carte reçue et en quelques secondes, le travail est fait !

Le gros plus de cette technique c’est que grâce au scan, Hubspot va enregistrer la date d’ajout et le fait que le contact a été créé via un mobile. Ce sera bien plus simple pour vous de vous souvenir du moment et de l’évènement au cours duquel vous avez rencontré cette personne.

On peut ensuite imaginer de créer une liste de contacts basée sur une plage de date correspondant à un salon auquel vous vous êtes rendu, couplé avec la source « hors ligne ».

Vous pourrez créer un workflow dédiée au un simple emailing de remerciement à l’ensemble des contacts que vous avez rencontrés à cette occasion.

Voilà ! Vous savez maintenant comment créer une fiche contact dans Hubspot CRM avec les différentes méthodes adaptées à vos besoins !

Pour aller encore plus loin sur l’utilisation de Hubspot et de votre stratégie marketing et commerciale, n’hésitez pas à consulter nos formations !